Cùng với sự phát triển của xã hội thì các công ty doanh nghiệp ngày càng chú trọng hơn đến hình ảnh và thương hiệu của mình. Việc này có thể thông qua các hình thức khác nhau như: roadshow, teambuilding,…Nhưng để xây dựng chương trình hoàn hảo thì tổ chức sự kiện bao gồm những gì? Tham khảo bài viết sau nhé!

Khái niệm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là thông qua hình thức hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm,… truyền tải thông điệp và hình ảnh đến cộng đồng, xã hội. Những hoạt động này thuộc các lĩnh vực như: thương mại, xã hội, kinh doanh, thể thao, giải trí,…Tổ chức sự kiện là một ngành đang phát triển ở nước ta và các quốc gia trên toàn thế giới. Vì thế, lĩnh vực này đã có một hệ thống quản lý nghề nghiệp đầy đủ và chặt chẽ.

Tổ chức sự kiện bao gồm những gì?

Một chương trình event cần có những mục đích riêng. Tổ chức sự kiện cần những gì? Hãy tham khảo các yêu cầu dưới đây:

Chuẩn bị kế hoạch

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là việc đầu tiên cần làm trước khi tiến hành bất cứ một công việc nào. Phần này hết sự quan trọng vì nó ảnh hưởng đến sự thành công của chương trình. Vì vậy, chúng ta cần đưa ra một phương án, dự trù nào đó để có biện pháp giải quyết nhanh chóng.

Chuẩn bị kế hoạch tổ chức sự kiện cần lưu ý:

• Địa điểm, thời gian tổ chức event.
• Thiết kế hình cho sự kiện: bandrol, thư mời, vé tham gia, backdrop,…
• Nội dung của sự kiện.
• Kế hoạch truyền thông.
• Nhân lực tham gia sự kiện.
• Chi phí tổ chức.

Lên ý tưởng

Khi tổ chức bất cứ sự kiện nào đều phải xác định mục đích và ý nghĩa của nó. Đây chính là chìa khóa để mở ra những ý tưởng sáng tạo để tổ chức event sao cho phù hợp và hợp lý. Bạn nên tìm hiểu lịch sử, nét văn hóa, đặc thù và nét nổi bật của công ty khách hàng.

Mục đích sự kiện

Mục đích tổ chức sự kiện là điều mà những người lên ý tưởng và tổ chức sự kiện cần phải nắm sao cho thật rõ. Bởi không chỉ đơn thuần là giới thiệu những sản phẩm mà quan trọng hơn là thu hút, chiếm được lòng tin của khách hàng. 

Ngân sách

Một yếu tố quan trọng đến sự thành công của buổi event đó chính là ngân sách. Chúng ta cần phải liệt kê tất cả các hạng mục, càng chi tiết càng tốt. Bởi nếu ta dự toán không kỹ thì trường hợp xấu nhất là không thể đủ chi phí để chi trả cho event, sự kiện.

Quy trình tổ chức sự kiện

Một quy trình tổ chức sự kiện bao gồm các nội dung sau: 

Trước sự kiện

• Tập trung nhân lực và phân chia công việc cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân.
• Liên hệ các nhà hỗ trợ cung cấp các dịch vụ như: âm thanh, ánh sáng, ẩm thực,…
• Kiểm tra quá trình thiết kế, in ấn thư mời, vé tham gia, backdrop, Bandrol,…
• Quảng cáo, truyền thông sự kiện đến cộng đồng, xã hội.
• Sắp xếp phương tiện đi lại, khách mời tham gia sự kiện.
• Sắp xếp, dàn dựng, lắp đặt các đạo cụ, sân khấu.
• Lên kế hoạch, các phương án dự phòng phòng trường hợp có sự cố xảy ra.
• Tổng duyệt chương trình.

Trong sự kiện

Người quản lý sẽ chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động trong suốt quá trình diễn ra event. Đảm bảo thời gian, tiến độ, các chương trình thực hiện đúng kế hoạch đề ra trước đó. Sự kiện tổ chức phải làm hài lòng khách hàng, người tham dự để thu hút sự quan tâm của cộng đồng, xã hội.

Sau sự kiện

• Tập trung nhân lực thu dọn hiện trường và bàn giao địa điểm.
• Kiểm kê, trao trả các thiết bị, vật dụng thuê mượn từ nơi tổ chức, nhà cung cấp.

Trên đây Saigon Star đã giải đáp đến bạn đọc câu hỏi: tổ chức sự kiện bao gồm những gì? Hy vọng, những thông tin này sẽ giúp quý khách có thêm tài liệu tổ chức sự kiện một cách tốt nhất.